+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно вести номенклатуру дел

Как правильно вести номенклатуру дел

Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел которые потом будут переноситься на их обложки , как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании. Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как планировать свой день. Как правильно и эффективно планировать свое время. Тайм-менеджмент.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Практическое руководство: разрабатываем номенклатуру дел организации

Следовательно, при полной заинтересованности в результатах своего труда сотрудники службы документационного обеспечения управления должны хорошо представлять себе процесс разработки данного документа. Схема построения номенклатуры дел организации Разработке номенклатуры дел организации предшествует большая организационно-методическая работа, а именно необходимо изучить следующие комплексы документов: После завершения этапа изучения необходимого комплекса документов необходимо определиться с выбором схемы ее построения.

Наиболее часто используемые - структурная или функциональная схемы. В такой схеме разделами и подразделами будут являться ее структурные подразделения.

Последовательность расположения разделов и подразделов в номенклатуре дел должна соответствовать утвержденной структуре организации или ее штатному расписанию. Если же структура организации подвержена частым изменениям или вообще отсутствует, то номенклатуру дел целесообразно строить по функциональной схеме, где разделами и подразделами будут функции: Филиалы и представительства в структуре номенклатуры дел организации При разработке схемы построения номенклатуры дел организации учитывается наличие филиалов, представительств, общественных организаций и иных комиссий.

Их документы должны быть включены в общую структуру соответствующими разделами. Подчеркнем, номенклатура дел является основным документом, определяющим формирование документального фонда организации - юридического лица. Филиалы и представительства согласно положению Гражданского кодекса РФ часть 1, ст.

Другим словом, документы филиалов и представительств входят в состав документального фонда организации, которая правильнее сказать, ее руководство несет всю полноту ответственности за сохранность документов всех своих структур.

Часто встречается, что организация имеет разветвленную сеть филиалов и представительств по всей стране. Как же объединить все их виды документов в единой номенклатуре дел? Общественные организации в структуре номенклатуры дел организации В каждой организации могут функционировать общественные организации, в первую очередь профсоюзные.

Как быть с их документами? Здесь необходимо определить, является ли данная общественная организация юридически самостоятельным лицом, то есть была зарегистрирована в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Если общественная организация профсоюзная и др. В номенклатуру дел организации включаются документы совещательных органов, созданных при этой организации или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности.

Например, дела ликвидационной комиссии или временной администрации организации, находящейся в стадии банкротства, включаются в номенклатуру дел ликвидируемой или обанкротившейся организации, особенно, если период ликвидации длительный.

Включение в номенклатуру дел организации электронных баз данных Часто возникают дискуссии о правомерности включения в состав номенклатуры электронных баз данных, ведущихся в организации, причем указывается, что базы данных не являются документами в классическом понимании.

По мнению Альбрехта Б. Архивы коммерческих организаций. Думается, что базы данных, в зависимости от их количества, могут или вноситься в номенклатуру дел отдельным самостоятельным разделом, или указываться в конце каждого раздела номенклатуры дел с полным набором всех реквизитов, необходимых для поиска.

Такие предложения чаще всего возникают из-за боязни утечки информации у руководителей структурных подразделений, отвечающих за режим и безопасность.

Вопросы безопасности должны решаться путем создания особого режима их хранения, ограничения доступа к закрытой информации, установления персональной ответственности всех сотрудников, работающих с данной информацией.

Соблюдая эти требования при подготовке проекта номенклатуры дел, достаточно выявить, в каких подразделениях организации подобные документы создаются, их конкретный состав и сделать соответствующие примечания к данным заголовкам.

Индексы дел Немало вопросов возникает у составителей номенклатуры по поводу индексации дел, прежде всего, из-за частых структурных изменений, особенно характерных для коммерческих организаций. Такие перемены нарушают всю систему индексации, за основу которой бралась структура организации на момент составления проекта номенклатуры.

Универсального решения здесь не существует, однако опыт показывает, что при отсутствии кардинальной ломки предыдущей структуры организации и некоторых частичных изменениях объединение, разделение подразделений целесообразно не менять всю систему индексации, а оставив свободный номер, сохранить заведенный порядок остальных номеров.

Если организация переживает коренную реорганизацию с ликвидацией многих выполняемых функций и соответственно многих структурных подразделений, документы этих подразделений завершаются в текущем делопроизводстве и передаются в архив организации.

Соответствующие разделы из номенклатуры дел изымаются и она перерабатывается исходя из новой структуры организации с новой системой индексации. После подготовки всех проектов разделов номенклатуры дел они визируются руководителями структурных подразделений и поступают на окончательную доработку в службу ДОУ, которая совместно с архивом организации проверяет полноту, редакцию заголовков, предлагаемые сроки хранения дел.

После этого с визами руководителя службы ДОУ, заведующего архивом, юриста организации проект номенклатуры поступает на рассмотрение экспертной комиссии организации, которая выносит решение об ее одобрении или доработке по замечаниям, высказанным членами комиссии.

Сроки хранения в номенклатуре дел организации Сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, которые обязательно должны быть утверждены или согласованы с Росархивом в лице Министерства культуры Российской Федерации.

В настоящее время основными типовыми перечнями являются: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения М.

В этих перечнях представлены документы по основным функциям деятельности любой организации: Однако это не совсем так. Документы по вопросам капитального и текущего ремонта объектов недвижимости, организации работ по проектированию, созданию, эксплуатации автоматизированных систем АС , баз и банков данных БД и АБиД и другие наиболее полно представлены именно в указанном перечне.

Однако в типовых перечнях нет специфической, отраслевой документации. Поэтому из типовых перечней берутся сроки хранения документов, которые есть в организации, а для других документов необходимо воспользоваться отраслевыми ведомственными или корпоративными перечнями, даже если они выходили достаточно давно.

В ряде отраслей, корпораций могли вместо перечней выходить типовые или примерные номенклатуры дел, например, разработаны примерные номенклатуры дел вузов, региональных отделений Фонда социального страхования Российской Федерации, таможни, организаций жилищно-коммунального хозяйства и капитального строительства и другие.

Если в перечнях и примерных номенклатурах дел отсутствуют нужные документы, тогда срок хранения определяет экспертная комиссия ЭК в организации, о чем в протоколе заседаний комиссии делается соответствующая запись.

ЭК могут своим решением изменить указанный в перечнях или примерных номенклатурах дел срок хранения, но только в сторону его увеличения, ибо таким решением никому не наносится вред. Отметим, что в случае острой необходимости можно понизить нормативно установленный срок хранения документов, но делается это только по решению Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве ЦЭПК при Росархиве.

На практике имеет место случаи, когда трудно подобрать в перечнях и примерных номенклатурах конкретные названия дел.

В номенклатуре для дел с постоянными и долговременными сроками хранения указывают в первую очередь бумажный носитель и только во вторую очередь — электронный. Для документов со сроками хранения до 10 лет включительно можно иметь только электронный формат, о чем и делается отметка в номенклатуре дел.

Возможно, лишь для баз данных и других аналогичных комплексов основным будет являться электронный носитель. Документы на электронных носителях постоянного и долговременного сроков хранения, подлежащие передаче в государственные и муниципальные архивы, следует переводить на традиционные бумажные носители с соответствующим оформлением реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу.

В этом случае документы на электронных носителях принимаются как страховые копии. Документы постоянного срока хранения, существующие только на электронных носителях, принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Заголовки дел в номенклатуре дел организации Есть еще один очень важный момент, на который необходимо обращать внимание при работе с перечнями документов. Речь идет о том, как правильно использовать названия документов в перечнях при составлении заголовков дел в номенклатуре.

В правилах и методических рекомендациях четко дана методика составления заголовков в номенклатурах дел, на обложках дел и в описях. В таком заголовке необходимо располагать элементы в следующем порядке: К методике составления заголовков дел в целом мы в будущем еще вернемся Оформление граф номенклатуры дел Методика заполнения граф номенклатуры дана в: Основных правилах работы архивов М.

В соответствии с правилами и методическими рекомендациями графы номенклатуры дел организации структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений направлений деятельности: В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел томов, частей.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел томов, частей. Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовому, отраслевому, корпоративному , а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Напомним, что здесь делается отметка о носителе документов: По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел томов , отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел государственной или муниципальной организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Напомним, что сведения из итоговой записи номенклатуры дел в архивные учреждения сообщают только те организации, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, то есть являются их источниками комплектования. Составление справочного аппарата к номенклатуре дел организации С целью обеспечения эффективного использования номенклатуры дел организации к ней составляется справочный аппарат, как правило, один раз в 5 лет при подготовке номенклатуры дел организации к согласованию с государственным или муниципальным архивом.

В состав справочного аппарата входят: Наиболее сложным элементом справочного аппарата являются методические указания по применению номенклатуры дел организации. В них необходимо отразить назначение номенклатуры дел и функции, которые она выполняет в процессе формирования и сохранения документального фонда организации; нормативно-правовую базу, в соответствии с которой она разрабатывается; организацию работы по составлению номенклатуры дел; схему ее построения и специфику применения различными структурными подразделениями, в том числе филиалами и представительствами, а также общественными организациями и разного рода комиссиями; порядок определения сроков хранения по перечням, типовым и примерным номенклатурам дел, а также центральной экспертной комиссией или экспертными комиссиями в организации; методику составления заголовков дел в соответствии с признаками заведения дел; порядок оформления граф номенклатуры дел.

В методических указаниях отражаются также вопросы формирования дел в организации, особенности заведения отдельных дел, специфика отражения в номенклатуре дел документов на электронных носителях и возможность ведения рабочего экземпляра номенклатуры дел в электронном виде.

Составление методических указаний к номенклатуре дел организации целесообразно вести одновременно с разработкой самой номенклатуры дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

Следовательно, при полной заинтересованности в результатах своего труда сотрудники службы документационного обеспечения управления должны хорошо представлять себе процесс разработки данного документа. Схема построения номенклатуры дел организации Разработке номенклатуры дел организации предшествует большая организационно-методическая работа, а именно необходимо изучить следующие комплексы документов: После завершения этапа изучения необходимого комплекса документов необходимо определиться с выбором схемы ее построения. Наиболее часто используемые - структурная или функциональная схемы. В такой схеме разделами и подразделами будут являться ее структурные подразделения.

Когда составляется номенклатура дел на год Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на год, составленная в 4-м квартале го, начинает заполняться с Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года.

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции: Согласно п. Номенклатуре дел посвящена глава 10 Инструкции.

Как правильно вести номенклатуру дел по охране труда?

Помещено в тему: Номенклатура дел Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Зачем нужна номенклатура дел каждой организации Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами: Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

Составляем номенклатуру дел

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию: Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на год, составленная в 4-м квартале го, начинает заполняться с Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов частей.

Как составить номенклатуру дел организации - образец

Журнал " Отдел кадров государственного муниципального учреждения" В деятельности любой организации образуется огромное количество документов — внутренние локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр. Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить — расскажем в данной статье.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание

Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. Евдокимова Наталья Что такое номенклатура дел Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3. Индекс состоит из двух частей: Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса разделите дефисом. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4. В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов.

Как правильно заполнить номенклатуру дел. Бланк и виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения. В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

.

.

.

.

.

Комментарии 14
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Иларион

    Когда они голодны без всякой причины остановят и на ровном месте выдумают причину составят протокол и попробуй докажи что это не так было

  2. Клавдий

    Что ты тут несешь стрелять будут только в особо опасного и при уверенности что он вооружен , в обычного ни кому ни известному человека ни когда он не стрельнет , тем более если чел убегает от него , а не нападает на сотрудника с ножом, а на задержание дает добро прокурор

  3. inofspilin

    Привод говорите? А что там насчет Стечина?

  4. centousour

    Уже лучше товарищ юрист, но есть как всегда пару Но . 1 пока Вы не найдете определение осмотра тс, Вы не можете утверждать. Это значит посветить фонариком в салон, или попросить гр-на открыть багажник. Дам Вам подсказку, при наружнем осмотре, сотрудник полиции, вправе попросить открыть сумочку или багажник.

  5. dewdsandgert

    Он всё правильно рассказал!

  6. goenettver

    Можно сделать хайповый ролик:

  7. sabeantcrib

    Вы ходите по лезвию ножа дорогие слуги народа! Будучи всегда пасивным к бредовым решениям и с позицыи моя хата скраю я нечего незнаю вы толкаете меня на радикальные меры! Представляю что думают ярые активисты и фанаты справедливости!

  8. Рогнеда

    Ура! будем с нетерпением теперь ожидать нового выпуска серий 95 Квартал и Вечерний Киев

  9. Прохор

    Она говорит мол извените а потом говорит, но! Ето значит, она щитает что она права тварь. Надо по возможности по максимуму делать детям приятное и безкорысно давать угощения и тд, чтоб давать пример другим родителя, я детей собирал покул разные угощения и другие родители тоже подключатся начали мол чем мы хуже чем он! От и весь сикрет.

  10. justdissingpant

    Заключен договор на установку кухни, кухню дорогую установили с браком, фирма установщик одноименная с фирмой заводом поставщиком ликвидируется, в суд подть не на кого, завод говорит мы поставили комплектющее, фирма виновата. Вроде как с завода вызыскали стоимость кухни в итоге, но никаких неустоек или возмещений морального вреда чегото в этом роде добится не удалось. Но длилась эта котовасия долго, не помню, 2-3года. И каждый раз экспертицы. Нанятый адвокат только подал документы и смылся в отпуск ни кого не предупредив. И во время подачи документов чють не запорол дело переведя в невыгодную для клиента сферу. Незнаю как оно правильно называется.

  11. inofspilin

    Меня по этому закону 115 фз сбербанк вынудил закрыть счет и в других банках теперь не открывают подал заявление в суд но это на долго пока не знаю что делать у нас кстати много людей с такой проблемой банк не чего не объясняет просто блокирует карты и счет ип занимался я грузоперевозками теперь все машины стоят в ряд все документы представил но банку все равно моя деятельность показалась подозрительной а началось короче одним словом помощь малому и среднему бизнесу у путина полным ходом.

  12. Фелицата

    Спасибі вам що ви допомагаєте людям розібратись з цією ситуацією

  13. ocmisdou

    Уже и ручка на принтере со значком Ютуб!)))

  14. Владлен

    Тарас, объясните как юрист, что такое банкоский долг?)

© 2018 olaibalife.com